كيفية هندرة المكتب؟

بناء شكل المكتب بعقلية المهندس ونظام الإداري ودقته. وتعتبر المكاتب التي تحتاج إلى الهندرة هي سمة من سمات معظم المؤسسات والشركات، بل وفي بعض الأحيان تعتبر مشكلة تؤرق الموظفين، لأن انعدام الهندرة يؤدي إلى صعوبة إيجاد بعض الأوراق المهمة، ووجود بعض الأوراق الغير مهمة دائما على سطح المكتب، وهناك بعض الملامح والإرشادات التي تدل على حاجة مكتبك للهندرة وهي:
- وجود أوراق على مكتبك لا تعرف متي وضعتها.
- تبحث دائما عن أوراق تحتاج لها ولا تجدها.
- الاحتفاظ الدائم بأوراق لا تحتاج إليها.
- الاحتفاظ الدائم بأوراق كان لها أهمية وأصبحت عديمة الأهمية فيما بعد.
- الدخول لغرفة الاجتماعات بدون الإعداد والترتيب الكافي.
- ترتب أوراقك يوميا فيما لا يقل عن 20 دقيقة.
- وجود بعض الملفات في غير أماكنها المختصة.
- لا تستطيع الحصول على الورق الذي تحتاجه من مكتبك خلال دقيقة واحدة.

كيفية هندرة المكتب:
هناك ثلاثة طرق رئيسية للقيام بهندرة المكتب لتتخلص من الفوضى التي تصاحبه ومن المشكلات التي أوضحناها من قبل، وهي:

أولا: إدارة الأوراق التي على طاولة مكتبك:
تذكر دائما أن كلمة مكتب هي من الفعل (كتب) (يكتب)، وبالتالي ينبغي أن تكون لهذا الغرض. ابدأ فورا بالتخلص من أكوام الورق المنتشرة على سطح المكتب إما بوضعها في ملفاتها المخصصة لذلك، أو بإعدامها إذا كانت عديمة الجدوى والفائدة.

ثانيا: تخزين الأوراق:
الأوراق التي لا تحتاجها على الفور يجب تصنيفها حسب أهميتها وتخزينها في الملفات الخاصة بها بعد تصنيف الملفات إلى وارد وصادر....الخ.

ثالثا: سلة المهملات:
لا تجعل سلة المهملات التي لديك في غرفة المكتب دائما خاوية، حاول دائما أن تملأ الفراغ الموجود بها بأن ترسل إليها أية أوراق لا جدوى من تخزينها في ملفات، أي الأوراق التي لا تحتاجها عاجلا أم أجلا.
نسيج/مهارات